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七大關鍵檢視行事曆—成為生活效率家
 
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adalin70



註冊時間: 2008-12-01
文章: 47
來自: 台南

發表發表於: 星期三 十二月 03, 2008 4:29 pm    文章主題: 七大關鍵檢視行事曆—成為生活效率家 引言回覆

這是從天下雜誌的網頁download下來的。給大家參考!

七大關鍵檢視行事曆,成為生活效率家!
作者:江佾穎  出處:Web Only 2008/10
相關關鍵字:超能力學堂/關鍵能力/時間管理/效率

行事曆寫滿了事情,就表示很有計畫嗎?有了行事曆,卻還要常常翻名片和便條紙才能找到需要的資訊嗎?
七大關鍵檢視你的行事曆,是否雜亂無章、瑣碎的事太多、或是該記的沒記到,讓你的生活更有效率!

幾乎所有時間管理專家都會告訴你:「行事曆是時間管理的重要工具」。超能力學堂教你行事曆七大關鍵,可以幫你掌握工作及生活節奏,讓你成為生活效率家!

關鍵一、善用代號,節省時間與空間
行事曆的格子往往空間有限,可以善用代號來節省空間,更可以省下書寫的時間。
例如「部門會議」用「部門M」表示;「行銷報告」用「行銷R」表示等,你可以發展出自己獨有的代號,但是不要太複雜,以簡潔、自己看得懂為原則。

關鍵二、順手記下相關資訊,例如客戶電話、餐廳地址
如果預計中午要打電話給重要客戶,不如在寫行事曆時一併抄下他的電話,可以避免真的要撥電話的時候,還手忙腳亂翻找名片簿。
同樣地,若與客戶餐敘,建議將餐廳訊息寫在一旁,或者直接把名片夾在行事曆本子裡。若你是習慣用電子行事曆的人,就更應該善用「備註」等功能。

關鍵三、生活與工作寫在同一本行事曆
養成在行事曆中同時記錄公事和生活事項的習慣,不要使用便條紙或紙條,因為紙條很容易遺失或遺忘。而且行事曆可以讓大小事情一目了然,就可以不必隨時惦記著哪張小紙條上面的事情還沒做、哪些電話要回、哪些家庭用品要添購等。
例如:公務會議、活動、聚會、待辦事項都應該記在同一本行事曆中,也可以同時記錄家人生日、親友婚禮、預計運動時間等生活事項。

關鍵四、每天寫出你的Big 5
你的行事曆,可以看出事情的優先順序嗎?想用行事曆掌握時間分配,就要善用80/20法則,用80%的時間先做20%重要的事。
因此,把今天最重要的五件事寫在行事曆空白處,或是用螢光筆標示,基本上只要做完這最重要的五件事,你就完成了今天的任務,其他瑣碎的事情往往可做可不做了,如此一來就能增加工作效率!

關鍵五、在每天的行事曆上寫下你的人生目標
行事曆還有一個好處,就是用來擬定計畫,從小計畫到人生的大計畫,都可以列在行事曆中。亨利˙福特曾說「如果將事情分成細部處理,每件事都不難」。
例如你的目標是明年通過英檢考試,或是每週運動30分鐘、定期與家人相處,就應該把這個大目標切成小目標,並且寫在行事曆裡面,天天提醒自己今天該背多少單字、本週應該撥出多少時間去運動,如此一來,你才不會因為忙碌,到了明年才後悔自己一事無成。

關鍵六、一大早就寫好你的行事曆
每天花一分鐘檢視你昨天的行事曆,再用十分鐘規劃你今天的行事曆,最後,用三到四分鐘將會用到的相關資料整理好。每天只要十五分鐘,就可以讓今天的時間都在你的掌握中,若是能前一天就寫好行事曆,當然更好!
但是,每天總會有些突然來的電話、訪客干擾你的計畫,因此要留給自己彈性的時間,寫得分秒不差的行事曆,就會缺乏應變的彈性,只會讓你執行起來感到沮喪而已。

關鍵七、最後,最重要的是「持續」
行事曆不只能幫你掌握工作,更能幫你規劃生活,但是有毅力每天寫行事曆不容易,只要你每天持續規劃行事曆、確實執行,就能漸漸抓出自己的工作與生活節奏,徹底找出時間的小偷,成為生活效率家!
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