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懂得省時省事才是王道
 
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註冊時間: 2008-11-29
文章: 69

發表發表於: 星期五 七月 15, 2011 5:25 pm    文章主題: 懂得省時省事才是王道 引言回覆

懂得省時省事才是王道
專題報導

進入職場後,不管是老鳥還是菜鳥,工作量與工作性質畢竟不會是員工可以決定的,當逐漸開始感覺時間不夠或是事情總像大火延燒一般緊追在後時,該怎麼辦?釜底抽薪的解決之道,就是讓自己隨時處在「可用」(available)狀態。所謂的可用狀態,就是可處理任務的狀態。
Cheers雜誌舉了真人實事的例子: 麥克‧馬諾(Mike Mothner)是美國一家搜尋引擎行銷公司Wpromote的創辦人,擁有50名員工。但如同多數主管一樣,馬諾的工作也經常被瑣事打斷。電話接二連三響起,工作總是不斷被迫暫停。另外他還有個習慣,讓電子郵件及MSN處於登入狀態,所以一有信件會馬上打開來看,一有人呼叫,馬上會回覆。
所以可想而知,光是應付這些事就耗掉馬諾大量的時間,而相信這種狀況也不會只是馬諾的專利,如果是你,該怎麼改善呢?

第一 用最少的時間解決email
固定時段收信,不再隨時上線:首先,改掉隨時收信的習慣,而是固定在早上開始工作前、中午用完餐以及下班前3個時段收信,並且不再隨時掛在MSN上。
另外,也不再隨時接聽電話,而是把這項工作交給語音信箱,然後利用一套名為PhoneTag的軟體,將語音郵件全數轉換成電子郵件,自動寄送到他的一個特定信箱。如此一來,既不用中斷工作去接聽電話,語音郵件也能全數轉成文字,成為「待辦事項清單」。
這麼做的結果是可以集中時間處理,比如平均每天收到300封郵件,寄出75封,效率提高,因為省掉很多開開關關同樣視窗的時間,甚至有人發現,15秒就可以解決一封email. 當然回信也有技巧,並不是看到信就回,而是依據事情的嚴重性以及處理的時間長短,為這些信件排列等級,然後依序處理。

第二  利用手機、電腦軟體安排工作
善用現代科技來管理時間的例子:保羅‧霍斯坦(Paul Holstein)。
霍斯坦是美國CableOrganizer.com公司的創辦人,專門銷售理線器給一般家庭及公司行號,旗下擁有45名員工。另外,霍斯坦還創辦了一家名為LifeOrganizers.com的資訊網站,專門提供規畫日常生活瑣事的小技巧。比如說經常出差的人,可以用他的iPhone手機來編排行程及工作。另一個常用的軟體則是Toodledo。這套軟體可以讓人鍵入待辦事項清單,並且在適當的日期及時間發出提醒,便不用費心記住這些資訊。
此外,辦公室最好能保持乾淨,無論何時,桌上只有兩種東西:手頭正在做的工作,以及手機(裡頭列了工作清單)。要能夠不留下任何的拖延空間,便是遵守 4步驟建議:立即處理、歸檔、分派出去,或是直接扔了。
  儘管工作可能經常處於「資訊滿載」的狀態,這個4步驟法則,可以讓人一次專心做一件事,並確保在下班前把該做的事都做完。
  
第三 只用一本筆記本
  這是美國《商業週刊》曾在網站上票選出讀者提供的時間管理小技巧。
「我只用一本筆記本,從兩個方向開始寫起,封面那一頭寫的是跟工作有關的事,封底那一頭寫的是跟生活有關的事。這麼做既省時又省事,還能讓我知道工作生活是否有失衡現象。」這方法由蕭恩‧帕弗茲(Shaun Parvez),Cowen&Co.公司副總裁提出。相信許多人都有拿出手機電腦外加筆記本為了確定某天有沒有空的狀況發生,當我們有許多不同管道可以儲存行程資料,常會隨手記在裡頭,但常忽略了整合上的麻煩,因此,只用一本筆記本,其實是化繁為減的最佳功夫!

第四 選擇性回覆email
 「有時候最好不要馬上回email,如果信件裡提到的問題是寄件者應該自己去解決的,就要讓他們知道。」這是派屈克‧高克朗(Patrick Corcoran),Pfizer公司處長提供的原則。其實不一定是主管人員,有時候是基層業務也會面臨收到不該自己處理的問題,但多半還是花時間去做,本來熱心幫忙是好事,但這樣也暗示著如此類的業務你可以處理,從此以後這就會自動變成你的本分之ㄧ,無意中,反而種下了自己累積太多外務的因。選擇性回覆,是一種過濾行為,也表示著你的專業。

第五 早到或晚走半小時
Yulee公司程式設計師羅利‧許瑞茲(Laurie Sherazee)提供的方法是:「每天會比其他人提早進辦公室或是晚點離開,不見得要提早很久,有時早到或晚走半小時,就可以把所有需要心無旁騖才能處理的事情給做完。」這並不是鼓勵加班或是超時工作,而是為自己找到可以完全專心的時段,畢竟任何的工作場所(除非是soho族)都會有不可抗的打擾因素存在,為自己保留一些完全專注的空間時間,不但有助工作效率,也有助任自己釋放壓力。


第六 設定自動回信系統

某位資深人力訓練主管蕾吉娜‧海德洛克(Regina Hadlock)則提到「要讓大家知道如何跟你共事。我會在Outlook上設定自動回覆系統,讓寄信給我的人知道我何時會回信:好比說9點、2點或是4點,真有等不及的事再打電話。」所謂的自動回信系統就是代替你告訴對方自己已經收到,會擇時處理。如同先前提過的,只在固定時間處理mail絕對會省下許多零碎的時間,而自動回信系統通知的設定則是讓寄信的人明白自己大約什麼時候會得到回應,不用花時間空等,時間差不多了再來檢查信箱。



每個人面臨的工作狀況不同,但壓力的來源卻常是大同小異,或許人際方面的壓力還得見仁見智,但工作事物方面的壓力,多半都來自時間不夠或事情處理不完。相信如果能確實使用以上的小方法小原則,一定可以大大改善時間方面的管理,也就能讓自己在工作上更駕輕就熟了。



參考資料: Cheers雜誌20101年8月
http://career.osa.ncku.edu.tw/NCKU_CDD/activity/eventDetail.jsp?oid=1544
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liuye



註冊時間: 2011-06-09
文章: 19

發表發表於: 星期三 七月 20, 2011 6:54 pm    文章主題: 引言回覆

只用一本笔记本这一点我有些变通,我还有一本随手记的草稿笔记本,因为不是正式的东西,都写到笔记本里会很乱,这本草稿本是个中介
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